Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Die 5 größten Fehlerquellen
Wird eine neue Gesellschaft gegründet oder eine gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit aufgenommen, ist es erforderlich diese neu gegründete Gesellschaft oder diese jeweilige Tätigkeit beim Finanzamt steuerlich zu registrieren. Diese Anmeldung beim zuständigen Finanzamt erfolgt durch den sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Hintergrund hiervon ist nicht nur die Kenntnisnahme des Finanzamtes über die neu gegründete Gesellschaft oder die anzumeldende Tätigkeit, sondern auch die steuerliche Behandlung, die von zahlreichen Faktoren abhängt und mit der bürokratische als auch finanzielle Konsequenzen einhergehen.
Registrierung beim Finanzamt – wie?
Oftmals versendet das Finanzamt nach beispielsweise der Eintragung einer Gesellschaft in das Handelsregister oder Anmeldung einer gewerblichen Tätigkeit beim Gewerbeamt postalisch die Aufforderung zur Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Hierzu bestehen nun zwei Möglichkeiten diesen zu übermitteln. Als erste Möglichkeit besteht die Abgabe des Fragebogens in Papierform, der sich auf der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen herunterladen lässt. Entgegen der klassischen Variante kann der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung mit vorheriger Registrierung über das ELSTER-Portal versendet werden.
Fehlerquellen
Neben der korrekten Eingabe aller relevanten Daten, wie beispielsweise der Angabe zu den gesetzlichen Vertretern, der beteiligten Gesellschaftern oder der Angabe des Unternehmenszweckes werden häufig Fehler in anderen Bereichen festgestellt, die im Folgenden kurz aufgeführt werden.
Fehler Nr. 1 – Die Angabe über den Ort der Geschäftsleitung
Weicht die Angabe des Ortes der Geschäftsleitung von der Angabe der Adresse der Gesellschaft, des Gewerbetreibenden oder des Selbständigen ab, kommt es nicht selten zu einer Rückfrage und Prüfung vom Finanzamt. Ein Beweggrund für die Festsetzung des Ortes der Geschäftsleitung zu einer anderen Adresse könnte zum Beispiel ein niedrigerer Gewerbesteuerhebesatz der jeweiligen Gemeinde darstellen, wodurch sich die Gewerbesteuerlast des Unternehmens reduzieren lässt – ein cleverer Schachzug. Wird der Ort der Geschäftsleitung auf eine andere Adresse festgesetzt, sollte ein Mietverhältnis oder eine Nutzungsvereinbarung über diese Geschäftsräume bestehen. Reicht demnach ein Mietvertrag aus? Der Steuerpflichtige muss dem Finanzamt glaubhaft machen, dass der sogenannte maßgebende Wille zur Leitung des Unternehmens in eben diesen Geschäftsräumen gebildet wird. An dieser Stelle ist Vorsicht geboten, da ein unbesuchtes Büro keinen Ort der Geschäftsleitung widerspiegelt.
Fehler Nr. 2 – Die Angabe der zu erwartenden Umsätze und Gewinne
Innerhalb des Fragebogens sind Angaben über die erwartenden Umsätze und Jahresüberschüsse der Gesellschaft/der Tätigkeit im Gründungsjahr und im Folgejahr zu machen. Das Finanzamt erwartet hier eine grobe Einschätzung zur Größenordnung. Auf Grundlage dieser Angaben setzt das Finanzamt entsprechend Vorauszahlungen für die Umsatz, Körperschaft- und Gewerbesteuer fest. Sollte demnach immer eine niedrigere Angabe von Umsätzen angegeben werden um Liquidität zu bewahren? Abhängig von dem unterjährigen Erhalt der liquiden Mittel sollte dem Steuerpflichtigen bewusst sein, dass durch eine Angabe von geringen Umsätzen die unterjährigen Vorauszahlungen der Steuerzahlungen zwar gering ausfallen werden, die Steuerlast zum Ende des Jahresabschlusses aber dennoch auf einen wartet.
Fehler Nr. 3 – Die Angabe zur Gewinnermittlung
In Abhängigkeit von der Rechtsform und der Größenordnung sollte auf eine richtige Angabe der Gewinnermittlung geachtet werden. Wohingegen Kapitalgesellschaften sich für den Vermögensvergleich durch Bilanzerstellung entscheiden müssen, haben kleinere Gewerbetreibende oder Selbständige die Möglichkeit die Einnahmenüberschussrechnung zu wählen. Wie sich vermuten lässt, gestaltet sich die Einnahmenüberschussrechnung gegenüber dem Vermögensvergleich als „leichter“ und unterliegt geringfügigeren Offenlegungspflichten.
Fehler Nr. 4 – Die Angaben zur Lohnsteuer
Werden Mitarbeiter beschäftigt, ist nicht nur die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft relevant, sondern auch die Angabe über angestellte Mitarbeiter beim Finanzamt. Als Folge dessen sind zusätzlich Lohnsteueranmeldungen für die Berechnung der Lohnsteuer beim Finanzamt erforderlich. Die Angaben und Lohnsteueranmeldungen sind zwingend zu machen, um nicht von einer hohen Lohnsteuernachzahlung über mehrere Monate überrascht zu werden.
Fehler Nr. 5 – Die Angaben zur Umsatzsteuer
Neben den Angaben zu den Schätzungen der Umsätze kann unter den Regeln des § 19 UStG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden. Liegen beispielsweise die Umsätze im Gründungsjahr unter 22.000,00 EUR müssen Unternehmer keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Dies erleichtert nicht nur den bürokratischen Aufwand, sondern spart auch Geld im Portmonee für die monatliche Finanzbuchführung. Doch nicht in jeder Hinsicht ist die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung sinnvoll. Falls Unternehmen ausschließlich umsatzsteuerfreie Einkünfte erzielen, sind diese Angaben im Fragebogen zu erfassen.
Eine weitere Entscheidung besteht in der Wahl der Soll- oder Istversteuerung. Im Zuge der Sollversteuerung wird die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt, nachdem dem Kunden eine Rechnung gestellt worden ist. Wohingegen bei der Istversteuerung die Umsatzsteuer an das Finanzamt erst bei Erhalt von Einnahmen abgeführt werden muss. Auch hier sollte für den individuellen Fall geprüft werden, für wen welche Versteuerungsart in Frage kommt.
Als letzten Punkt wird die Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer thematisiert. Eine „USt-ID“ ist relevant für die Abwicklung von Geschäften zwischen Unternehmen innerhalb der Europäischen Union. Da mit der Beantragung einer „USt-ID“ beim Finanzamt gleichzeitig ein „Umsatzsteuersignal“ zu verpflichteten Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen gesetzt wird, ist bei Unternehmen, die entweder ausschließlich umsatzsteuerfreie Einkünfte erzielen oder die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, dem Finanzamt mitzuteilen, dass dieses Signal zurückgesetzt werden muss. Somit kann eine „unnötige“ Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen vermieden werden.
Gerne unterstützen wir Dich bei diesem Thema und übernehmen die Erstellung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Solltest Du Fragen dazu haben, spreche uns einfach darauf an!