Pflichtangaben in Geschäftsbriefen einer GmbH

In § 35a des Handelsgesetzbuches wird vorgeschrieben, welche Pflichtangaben in Geschäftsbriefen einer GmbH enthalten sein müssen. Geschäftsbriefe sind dabei alle von der GmbH versandten schriftlichen Mitteilungen, die an einen Kunden, Lieferanten oder Dienstleister gerichtet sind. Sie gelten somit auch für Faxe und E-Mails.

Nicht zu den Geschäftsbriefen gehören Postwurfsendungen an unbestimmte Absender oder Anzeigen. Auch bei E-Mails gelten sind die Pflichtangaben nur bei geschäftlichen Mitteilungen an individuell bezeichnete Geschäftspartner. Mitteilungen an Verteilerlisten fallen regelmäßig nicht unter die Vorschrift.

Die folgenden Angaben zählen zu den Pflichtangaben in Geschäftsbriefen einer GmbH:

  • der vollständige Firmenname, so wie er im Handelsregister eingetragen ist
  • der Rechtsformzusatz „GmbH“
  • der Sitz des Unternehmens (der Hauptsitz, falls mehrere Niederlassungen bestehen)
  • die Registernummer („HRB …“) des Unternehmens
  • das Registergericht des Unternehmens
  • Vor- und Nachname sämtlicher Geschäftsführer
  • falls vorhanden: Vor- und Nachname des Aufsichtsratsvorsitzenden

Sämtliche Angaben müssen deutlich lesbar sein. Bei E-Mails bietet sich an, die Angaben in eine Signatur aufzunehmen.

Nicht zu den Pflichtangaben in Geschäftsbriefen einer GmbH gehören die genaue Anschrift, die Telefon- und Faxnummer, die Steuernummer oder die Bankverbindung. Bitte beachtet, dass diese Angaben in Rechnungen enthalten sein müssen. Genaueres erfahrt ihr in unserem Beitrag zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.

Bei Mitteilungen im Rahmen von bestehenden Geschäftsbeziehungen können die Angaben unterbleiben. Dies ist insbesondere im E-Mail-Verkehr sinnvoll, damit nicht jede Antwort erneut die Signatur enthalten muss.

Sind einzelne oder sämtliche der genannten Pflichtangaben in Geschäftsbriefen einer GmbH nicht enthalten, so kann das zuständige Registergericht Zwangsgeld von bis zu 5.000 € verhängen. Darüber hinaus können Eure Geschäftspartner geschlossene Verträge anfechten oder Schadenersatzansprüche geltend machen, wenn gegen die Informationspflichten verstoßen wird.

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Timo Blum, Steuerberater, Dipl. Kfm.

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