Schon im Jahr 2014 hat das Bundesfinanzministerium die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD“ erlassen.
Die GoBD gelten für alle Unternehmer, die im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Belege bzw. Unterlagen auf IT-Systeme zurückgreifen.
Anders ausgedrückt: Die GoBD gelten für jedes Unternehmen bzw. jeden Unternehmer. Rechnungen werden elektronisch erstellt oder empfangen, E-Mails mit steuerlich relevanten Daten werden versendet und Dokumente werden in der Cloud verwaltet.
Heutzutage existiert kein Unternehmen, dass nicht in irgendeiner Form oder bei irgendeinem Prozessschritt auf ein IT-System zurückgreift.
Folglich ist es für jedes Unternehmen existentiell notwendig sich mit dem Thema „GoBD“ zu beschäftigen!
Also was muss nun gemacht werden?
Die Daten und Unterlagen sind dabei über die Aufbewahrungsfrist hinweg gegen Verlust zu sichern und auf Anfrage durch die Finanzverwaltung (z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung) bereitzustellen. Dabei muss gewährleistet sein, dass ein sachverständiger Dritter – in dem Fall ein mit der Prüfung betrauter Finanzbeamter – sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann.
Da jedes Unternehmen andere Soft- und Hardware nutzt, sind die Handbücher sowie die Dokumentationen zu den IT-Systemen ebenfalls vorzuhalten und ggf. vorzulegen.
Die Verfahrensdokumentation
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.
Weiterhin ist die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Das IKS beinhaltet eine Dokumentation wie die o.g. Ordnungsvorschriften eingehalten werden, in dem Kontrollen eingerichtet, ausgeübt und protokolliert werden.
Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist nicht vorgeschrieben, sondern vielmehr von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten IT-Systems abhängig.
Wir machen euch fit für die GoBD!
- Im Rahmen eines Workshops erfahrt Ihr alles Wissenswerte über die GoBD.
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- Wir passen eure Prozesse GoBD-konform an.
- Wir unterstützen euch bei der Prüfung durch die Finanzverwaltung.
